Sommeren er over os med alt hvad der hører med af kolde fadøl, strandture, grillaftener og dårligt timet regnvejr. For os er sommeren lig med travlhed, arbejde og spændende projekter – og det ser vi frem til, hver gang de første lune forårsdage sniger sig gennem skyerne.

Sommeren er tidspunkt for festivaler, udendørs koncerter og ikke mindst tourneer, og disse store projekter er spændende og hårdt arbejde, der år efter år understreger, at vi er ret glade for det vi laver.

I årenes løb er det blevet til flere sjove tournéprojekter, blandt andet Vild med Dans, som turede Danmark rundt med flere af deltagerne og de to oplagte værter. Udfordringen ved denne tourné var at bringe Vild med dans-studiet “med på tour” med den helt rette stemning. Det kunne vi, efter et par lange uger, med god samvittighed sige var lykkedes – og så var der plads i kalenderen til et par enkelte fridage inden næste projekt skulle skydes i gang

Tidsplan, tidsplan, tidsplan!
Især tourneer kræver at alle på holdet yder deres bedste, og at alt er planlagt ned til sidste detalje. Tidsplanen for tourneer er nemlig oftest ekstremt stram, når man kører fra den ene ende af Danmark til den anden med bilerne fulde af udstyr, som skal sættes op perfekt ved hver lokation og efterfølgende pilles ned uden forsinkelser. Det skaber en meget lille fejlmargin i forhold til transporttid og opsætning, og alle er derfor opsatte på at yde deres bedste. Det er heldigvis det vi brænder for, og vi er altid klar når nuværende eller nye kunder smider et spændende tournéprojekt på bordet.

Du kan læse vores andre blog posts lige her!

Når du sidder med budgettet for næste sæsons planlagte events, kan det være værd at overveje om organisationen endnu en gang skal leje lyd og lys som sædvanligt, eller om I er nået til et punkt, hvor det vil være smartere og mere økonomisk at købe udstyret eller dele af det, til brug fremover.

Nogle af vores kunder har gjort sig den samme overvejelse, og vi vil gerne hjælpe med når beslutningen skal tages;

Leje af lyd til fester og events
At leje udstyret til events er en enkel og nem måde at få tingene klar uden videre know-how og erfaring. I disse tilfælde kontakter vores kunder os, og vi klarer derefter det praktiske og får højtalere og lydudstyr gjort klar inden eventet. Vores teknikere er enten selv til stede når eventet skydes i gang, eller kundens folk er blevet instrueret i brugen af de forskellige højtalere og teknik. Fordelen ved at leje udstyret er, at vi er med hele vejen, og at der på den måde altid er en ekspert som kan besvare spørgsmål og give en hånd, hvis teknikken driller.

En anden fordel ved at leje lyd og lysudstyr er at udstyret altid er i god stand, serviceret og opdateret – det skal du som kunde ikke selv huske på. Derudover kan det for nogle kunder være en udfordring at finde plads til udstyret, hvis det skal pakkes væk, og de finder det derfor nemmest at leje hele molevitten inden planlagte events.

Køb af lyd og lys udstyr
Benytter organisationen ofte lyd- og lysudstyr eller er det en større løsning som bruges jævnligt, kan det være værd at overveje køb. For nogle kunder som teatre, kirker, spillesteder, skoler, haller og lignende, er det helt naturligt at købe udstyret, da det er en fast del af hverdagen hos disse virksomheder.

Ved køb hos os tilbydes der altid rådgivning, projektering og montering i forbindelse med køb, og efter købet er vedligehold og eventuelle serviceaftaler en mulighed hvis kunden ønsker det. Det er altså værd at overveje hvor ofte udstyret skal benyttes, og tænke over om køb inkl. en serviceaftale i længden vil være billigere end at leje udstyret de par gange, det skal bruge.

Sidder du med overvejelser mellem køb eller leje af lyd og lys til organisationen, og bøvler du med at få taget den endelige belsutning, er du velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak.

Du kan læse vores andre blog posts lige her!

I vores arbejde med lyd og lys til koncerter, events og festivaler møder vi en masse spændende opgaver med kreative mennesker, fede ideer og store visioner. Det er dét der gør vores arbejde sjovt, og vi går aldrig af vejen for nye ideer og en god udfordring!
Med masser af større og mindre projekter bag os har vi efterhånden oplevet det meste, og hvis vi selv skal sige det (dét skal vi!), er vi efterhånden blevet ganske skarpe til at gribe nogle af de uventede ting og glemte overvejelser, som ellers kan få arrangørerne til at løbe rundt om sig selv i cirkler på eventdagen. Og selvom det scenarie kan være ganske underholdende at se på, gør vi hvad vi kan for at forebygge forglemmelser og fejl inden eventet skydes i gang.

Vi møder alt fra praktiske forglemmelser om parkeringsforhold til overvurderinger af scenestørrelser eller behov for flere højtalere. Når vi først mødes med vores kunder er det derfor vigtigt for os, at vi i fællesskab forventningsafstemmer og får skabt en klar vision for eventet, så vi kan kombinere kundens fede ideer med vores know-how. Undervejs i processen er det her, at vi i ny og næ har mulighed for at brillere med et par velleverede “Har I overvejet at [indsæt genial ide her]?” På den måde bliver vi mere end leverandør af udstyr, men tager aktivt del i planlægning og eksekvering – og det er noget både vi og vores kunder kan lide.

Står du foran planlægningen af et større event er et godt råd er at gennemtænke hele processen, man som gæst vil opleve fra ankomst til afslutning. Hvor parkerer du, kan du finde vej fra parkering til indgang, er der styr på kontrol ved indgang, hvor mange madsteder er der behov for, kan musikken høres af alle, osv. Herefter kan den samme teknik benyttes backstage; er der plads til kunstnernes udstyr og transport, har de specielle ønsker til lydudstyr, skal der arrangeres forplejning, osv. Det kan lyde som en lidt overflødig øvelse, men for mange kunder er det gennem disse overvejelser at et par uheldige fejl og mangler undgås. Så hvis en times ekstra overvejelser inden eventet kan forebygge paniske cirkler i løbet af eventet, må det uden tvivl være time well spent.

Du kan læse vores andre blog posts lige her!

Du har endelig fået ‘go’ fra chefen og kan nu kaste dig ud i planlægningen af jeres første store event med underholdning og produktlancering af jeres nyeste gadgets.

Der er dog lige nogle ting, du skal have styr på inden eventet kan skydes i gang, og som planlægningen skrider frem, bliver det klart, at du skulle have begyndt forberedelserne for en måned siden – og at din selvsikre attitude over for chefen i forrige uge skal bakkes op af en seriøs omgang interessetimer inden eventet går løs. Lyder det som den perfekte eventplanlægning? Hvis ikke, så læs med her, så du forhåbentlig kan gennemføre dit næste event calm, cool and collected:

 

1. Fejl: Opdaterer ikke hele organisationen om eventet
Få altid sikret at alle kolleger, som kunne have interesse i eller være berørt af eventet får besked i god tid, så de kan forberede sig og øge omtalen hos deres kunder og netværk. Ellers risikerer I ærgerlige forglemmelser og at misse potentielle kunder, som kunne have deltaget i eventet. En kort og informerende mail rundt til kollegerne, sikrer hurtigt og enkelt, at alle er informeret. Tilføj eventuelt ordet “kage” i emnefeltet – så skal den nok blive læst af alle!

2. Fejl: Vælger den billigste løsning
Det kan være svært at fastsætte værdien af et event og derfor kan det være udfordrende at sætte et budget som kan forsvares over for finansafdelingens skarpe blikke – og deres ofte endnu skarpere kommentarer undervejs i planlægningen. Og selvfølgelig skal prisen spille en rolle – det skal jo kunne betale sig at afholde et event, og der skal kunne argumenteres for alle udgifter. Når det er sagt, oplever vi dog at vores kunder selv forespørger på “lidt mere,” “lidt større” og “lidt flere” når det næste event skal planlægges. De har ganske simpelt fundet ud af, at det kan betale sig med lidt mere plads, lidt større scene, eller lidt flere skærme for at skabe den rette oplevelse og sikre at eventet afspejler organisationens ånd. Derfor kan det, i følge vores kunder, betale sig at overveje hvor meget mere man skal smide i budgettet, for at skabe det helt rigtige udtryk – også selvom Ole i finans er svær at overtale.

3. Fejl: Glemmer logistikken
Med fokus på diverse oplægsholdere, artister og planlægning af foredragets fokusområder, kan de praktiske overvejelser let falde i baggrunden. Derfor oplever vi til tider at vores kunder ikke skænker praktiske og logistiske ting som parkering, garderobe og endda forplejning en tanke i løbet af planlægningen. Dagen forinden eventet – eller morgenen inden deltagerne ankommer – kan derfor blive en hektisk jagt på løse ender, frakkeholdere og kyllingesandwich.

4. Fejl: Benytter ikke kompatibelt udstyr
Den indledende underholdning har netop været på og styrede showet med fede input og god stemning. Første oplægsholder ankommer lige til tiden og står klar og oplagt med sin powerpointpræsentation. På en Mac. Nu skal der hurtigt graves en adapter frem fra kontorerne i baglokalerne, inden eventet kan fortsætte. Det er derfor en god ide at have adaptere og forskellige typer stik og ledninger til rådighed, så der nemt og hurtigt kan tilpasses forskellige computere og udstyr.

5. Fejl: Undervurderer omfanget af eventet
Er der større interesse for eventet end forventet, sker det at arrangørerne flytter til en større lokation sent i planlægningen. Hvilket klart er at foretrække frem for at lade deltagerne stå på tæerne af hinanden gennem showet. Man skal dog være opmærksom på, at det kan få lys- og lydmæssige konsekvenser hvis projektoren pludselig skal række længere end beregnet, mens lyden ikke rigtigt slår til helt ned til de bagerste tilhørere. Er der i løbet af planlægningen behov for mere plads og større lokation, er det derfor værd at overveje om lyden og lyset er gearet til det, eller om der skal involveres ekstra udstyr.

6. Fejl: Har for travlt til deltagerne
Når du nu har fået stablet et event på benene, kan der være nok at se til, mens eventet står på. Det hele skal passes og koordineres, men glemmer du i travlheden dine deltagere, risikerer du at misse oplagte networking- og salgsmuligheder. Hav derfor fokus på deltagerne når eventet står på, eller allier dig med kolleger, som kan være til stede ved eventet og være tilgængelige for deltagerne.

7. Fejl: Glemmer opfølgning og evaluering af eventet
Notér, notér, notér – det gælder både ideer til praktiske forbedringer og eventuel feedback fra deltagere. Når nu dit første event var sådan en bragende succes(!) skal dit næste event naturligvis være mindst lige så vellykket. Det sker gennem evaluering og erfaring fra tidligere events. Det er desuden vigtigt at salgsteamet er fuldt opdateret på deltagernes interesse, så der kan følges op på eventuelle leads fra eventet. Events afholdes ofte for at øge salg, omtale eller kundepleje – det er derfor en skam hvis der ikke følges op på leads fordi salgsteamet ikke er informeret om potentielle kunder og salgsmuligheder.

Så var det vist også læsestof nok til dén frokostpause. Når du nu næste gang tænker at eventet er klart til at gå i luften, kunne ovenstående punkter derfor meget vel fortjene en hurtig overvejelse. Så kan du til gengæld læne dig tilbage ved eventet og med god samvittighed nyde din kyllingesandwich…

Du kan læse vores andre blog posts lige her!