Du har endelig fået ‘go’ fra chefen og kan nu kaste dig ud i planlægningen af jeres første store event med underholdning og produktlancering af jeres nyeste gadgets.
Der er dog lige nogle ting, du skal have styr på inden eventet kan skydes i gang, og som planlægningen skrider frem, bliver det klart, at du skulle have begyndt forberedelserne for en måned siden – og at din selvsikre attitude over for chefen i forrige uge skal bakkes op af en seriøs omgang interessetimer inden eventet går løs. Lyder det som den perfekte eventplanlægning? Hvis ikke, så læs med her, så du forhåbentlig kan gennemføre dit næste event calm, cool and collected:
1. Fejl: Opdaterer ikke hele organisationen om eventet
Få altid sikret at alle kolleger, som kunne have interesse i eller være berørt af eventet får besked i god tid, så de kan forberede sig og øge omtalen hos deres kunder og netværk. Ellers risikerer I ærgerlige forglemmelser og at misse potentielle kunder, som kunne have deltaget i eventet. En kort og informerende mail rundt til kollegerne, sikrer hurtigt og enkelt, at alle er informeret. Tilføj eventuelt ordet “kage” i emnefeltet – så skal den nok blive læst af alle!
2. Fejl: Vælger den billigste løsning
Det kan være svært at fastsætte værdien af et event og derfor kan det være udfordrende at sætte et budget som kan forsvares over for finansafdelingens skarpe blikke – og deres ofte endnu skarpere kommentarer undervejs i planlægningen. Og selvfølgelig skal prisen spille en rolle – det skal jo kunne betale sig at afholde et event, og der skal kunne argumenteres for alle udgifter. Når det er sagt, oplever vi dog at vores kunder selv forespørger på “lidt mere,” “lidt større” og “lidt flere” når det næste event skal planlægges. De har ganske simpelt fundet ud af, at det kan betale sig med lidt mere plads, lidt større scene, eller lidt flere skærme for at skabe den rette oplevelse og sikre at eventet afspejler organisationens ånd. Derfor kan det, i følge vores kunder, betale sig at overveje hvor meget mere man skal smide i budgettet, for at skabe det helt rigtige udtryk – også selvom Ole i finans er svær at overtale.
3. Fejl: Glemmer logistikken
Med fokus på diverse oplægsholdere, artister og planlægning af foredragets fokusområder, kan de praktiske overvejelser let falde i baggrunden. Derfor oplever vi til tider at vores kunder ikke skænker praktiske og logistiske ting som parkering, garderobe og endda forplejning en tanke i løbet af planlægningen. Dagen forinden eventet – eller morgenen inden deltagerne ankommer – kan derfor blive en hektisk jagt på løse ender, frakkeholdere og kyllingesandwich.
4. Fejl: Benytter ikke kompatibelt udstyr
Den indledende underholdning har netop været på og styrede showet med fede input og god stemning. Første oplægsholder ankommer lige til tiden og står klar og oplagt med sin powerpointpræsentation. På en Mac. Nu skal der hurtigt graves en adapter frem fra kontorerne i baglokalerne, inden eventet kan fortsætte. Det er derfor en god ide at have adaptere og forskellige typer stik og ledninger til rådighed, så der nemt og hurtigt kan tilpasses forskellige computere og udstyr.
5. Fejl: Undervurderer omfanget af eventet
Er der større interesse for eventet end forventet, sker det at arrangørerne flytter til en større lokation sent i planlægningen. Hvilket klart er at foretrække frem for at lade deltagerne stå på tæerne af hinanden gennem showet. Man skal dog være opmærksom på, at det kan få lys- og lydmæssige konsekvenser hvis projektoren pludselig skal række længere end beregnet, mens lyden ikke rigtigt slår til helt ned til de bagerste tilhørere. Er der i løbet af planlægningen behov for mere plads og større lokation, er det derfor værd at overveje om lyden og lyset er gearet til det, eller om der skal involveres ekstra udstyr.
6. Fejl: Har for travlt til deltagerne
Når du nu har fået stablet et event på benene, kan der være nok at se til, mens eventet står på. Det hele skal passes og koordineres, men glemmer du i travlheden dine deltagere, risikerer du at misse oplagte networking- og salgsmuligheder. Hav derfor fokus på deltagerne når eventet står på, eller allier dig med kolleger, som kan være til stede ved eventet og være tilgængelige for deltagerne.
7. Fejl: Glemmer opfølgning og evaluering af eventet
Notér, notér, notér – det gælder både ideer til praktiske forbedringer og eventuel feedback fra deltagere. Når nu dit første event var sådan en bragende succes(!) skal dit næste event naturligvis være mindst lige så vellykket. Det sker gennem evaluering og erfaring fra tidligere events. Det er desuden vigtigt at salgsteamet er fuldt opdateret på deltagernes interesse, så der kan følges op på eventuelle leads fra eventet. Events afholdes ofte for at øge salg, omtale eller kundepleje – det er derfor en skam hvis der ikke følges op på leads fordi salgsteamet ikke er informeret om potentielle kunder og salgsmuligheder.
Så var det vist også læsestof nok til dén frokostpause. Når du nu næste gang tænker at eventet er klart til at gå i luften, kunne ovenstående punkter derfor meget vel fortjene en hurtig overvejelse. Så kan du til gengæld læne dig tilbage ved eventet og med god samvittighed nyde din kyllingesandwich…
Du kan læse vores andre blog posts lige her!